Usualmente relacionamos la transformación digital, y la palabra innovación a emprendimientos y grandes empresas relacionadas con la tecnología de manera nativa. Pensar que las áreas de humanidades como lo son por ejemplo el derecho, ó empresas de recursos humanos se apoyen de la tecnología para impulsar su crecimiento, es una práctica que se percibe como lejana  y poco usual.

Sin embargo, el cambio ha llegado para todos, y  sorprendería ver lo que la tecnología  en este caso particular la automatización de procesos, logra hacer por estas áreas.

Hablamos con Neyvi Tolentino, CEO & Founder de Tolentino abogados, una firma que gracias a la automatización ha logrado un crecimiento exponencial.

G- ¿Cómo nace Tolentino abogados?

Tolentino abogados nace en el 2012 , yo era estudiante aquí en España y cruzaba un master con el fin de poder tener la residencia. Estábamos en el momento de la crisis inmobiliaria y mientras muchos españoles se iban del país yo me quedé.

En el 2012 abrí una oficina y fuimos creciendo poco a poco. Pero fue hasta finales del 2016 cuando realmente se constituye la empresa de Tolentino abogados, en ese momento me quedo sola, sin un equipo de trabajo. Es decir desde el 2012 al 2016 éramos una empresa pequeña y contaba con un equipo que me ayudaba. Este fue el periodo de mayor aprendizaje para mí.

En el momento en que me quedo sola tengo dos opciones, me planteo cerrar la empresa o pensar que cosas podía hacer para replantear todo lo que venía haciendo en los último 4 años y cambiar el entorno profesional y a la vez personal y dar un giro  hacia el derecho a la extranjería, en este caso al área jurídica que era lo que estaba llevando. Fue un cambio por completo, de lo que era un despacho tradicional a convertirlo en tecnología. Así es que nace realmente.

G-  LLega la tecnología, llega la inteligencia artificial y llega Roberta… Cuéntanos quién es Roberta y cómo influye en vuestro trabajo.

N- Roberta es un software o como le llamamos en Tolentino abogados es un robot abogado que se encarga tanto de automatizar procesos administrativos hasta trabajos de gestiones que el humano no puede hacerlo como verificar expedientes todo el día. Es decir, por más personal que tengas, no puedes tenerlo 24 horas revisando expedientes. 

Roberta realiza estos procesos administrativos que están automatizados y la fase de control de calidad.

Una vez nacemos en el 2016, comenzamos a ver los problemas que yo tenía como emprendedora por lo cual no podía manejar toda la gestión empresarial y es allí donde entró Roberta. Algo tan sencillo como  yo siempre pongo del lado cliente y no me gusta cuando no me contestan. Roberta también se encarga de saber cuando el teléfono de alguno  de nuestros departamentos no ha sido atendido y da un aviso. Cosas tan sencillas que mejoran la calidad y eficiencia en Tolentino abogados.

G- Precisamente si automatizamos unas funciones, el negocio es más escalable y estadísticamente está comprobado que las quejas del sector jurídico entran por el teléfono y creemos que Tolentino ha logrado eso.

N- Sí es justo lo que queremos, mejorar ese entorno de calidad, se piensa que el robot nos quita el trabajo, pero a nosotros nos ayudó a mantenernos en plena pandemia, y contar con todos los empleados manteniendo los estándares de calidad.Es decir, no paramos de trabajar y eso es gracias a la tecnología.

G- En Gienow tenemos la premisa de que la inteligencia artificial y la tecnología en generar en lo que genera más empleo  lo que hace es generar más empleo… ¿Qué opinas tú?

N- Es correcto, yo ahora mismo me encuentro en República Dominicana, mi equipo se encuentra trabajando en madrid, yo tenía que consultar algo y por la diferencia de horario no era posible. Le pregunté a Roberta y simplemente me entregó un informe de todo. Es decir, en 5 segundos  hizo algo que un humano hubiese tardado mucho más.

G- ¿Qué sucede con Tolentino en el 2020 con la llegada del COVID-19?

N- Realmente  en cuanto a tecnología ya veníamos adelantados, eso nos permitió que cuando llega la pandemia y se decreta el cierre en Madrid pudimos continuar trabajando, eso no permitió enviar los empleados a sus casas sin generar un caos y podíamos seguir  viendo los sistemas de Tolentino.

Nos dimos cuenta que la tecnología para este caso del derecho se veía como algo del futuro. La pandemia nos ha adelantado 10 años del futuro, hemos llegado  a hacer juicios, agilizar citas y trámites de manera telemática. 

Algo muy curioso que nos pasó en plena pandemia, es que abril desaparecimos de las redes sociales por un error humano,  ni siquiera en los motores de búsqueda estábamos. Es decir, el único sistema que teníamos de publicidad  en ese momento desapareció por completo y tuvimos que hacerlo nuevamente. Sin embargo, eso nos dió la oportunidad de reconstruirnos y hacerlo de nuevo.

G- ¿Qué diferencia hay entre el emprendedor español y el extranjero?

N- Sí, el solo hecho de ser extranjero y emigrar nos hace un emprendedor, no todo el mundo sale de esa zona de confort , en mi caso tenía 22 años, el primer año lo aguantas porque aún eres turista, pero ya decidir que este es el lugar donde quiero vivir, desarrollarme profesionalmente y en el que quiero aportar a la sociedad que he elegido, es un acto de valor y emprendimiento.

Para mí la diferencia está en que quien emigra y sale de su zona confort va con una ventaja y una fuerza diferente  a las personas que comienzan a emprender desde sus países de origen. Es decir no le queda más que continuar.

G- ¿Qué consejos le darías a un joven emprendedor?

N- Primeramente que las ideas están muy bien, pero solamente son un 5 % de los que vas a realizar, lo que importa es la acción. Está muy bien que sueñes pero si no te sientas a planificar y poner una fecha de inicio a  ese sueño nunca se va a realizar. También entrar en la tecnología, yo recomiendo siempre un libro que se llama Sálvese quién pueda que nos enfrenta a los cambios que la tecnología genera en las dinámicas laborales.

G – ¿Qué habilidades debe tener un emprendedor para ti? 

N-  Conocer diferentes herramientas, entre ellas la buena gestión de calidad, hasta controlar gestiones en remoto. Saber de marketing es decir cuando vas a desarrollar esas habilidades es importantísimos que sepas que vas a estar en todos los ámbitos, no haciendo todo el trabajo pero si conociendo de ellos para que la empresa pueda funcionar.

G- ¿Cuál es el siguiente  paso en  Tolentino?

N- Realmente antes de la pandemia ya teníamos todo previsto para abrir en portugal, pero por la coyuntura no se dió, Sin embargo, hemos podido abrir en Benidorm, seguimos con la idea de abrir en portugal. PEro realmente el curso de tolentino es llegare a todos lo rincones no tanto físicamente pero sí de manera digital ,

Actualmente tenemos habilitados 68 idiomas para responder y la idea es poder llegar a todas las personas aun si no tiene los recursos para pagar, puedan recurrir a información migratoria en el idioma que lo necesiten. es una idea muy ambiciosa pero es un reto social.

G-  Hemos venido hablando de automatización, pero ¿Dónde queda la parte humana?

N-  Queremos seguir manteniendo la tecnología porque para nosotros es vital, pues el margen de error es casi nulo. Es verdad que el factor humano no puede faltar. Pero entran a competir con el nivel de calidad. 

G- En el 2020 la revista forbes te incluyó en la revista de las 100 mujeres más influyentes y poderosas, Cómo es vuestra gestión de la comunicación en sector legal que tradicionalmente es un sector más gris….

N- Para nosotros es vital, de hecho envíamos los reportes mucho antes que el cliente pregunte, es decir, el cliente está recibiendo respuesta constantemente, en este caso Roberta, le avisa al abogado que lleva un caso, que debe actualizar a su cliente en cómo va el proceso

G- También manejan muy bien la marca a nivel publicitario, háblanos un poco de esto.

N- El hacerlo viene con la personalidad, creo que detrás de cada marca están las personas que la dirigen. Recuerdo que hace un tiempo un despacho muy importante en España me decía que yo había convertido la extranjería en la boutique del derecho pues no se desarrollaba a niveles de despacho.

Creo que tanto el color como el logo viene de lo que quieras transmitir y a quién, donde incluyes  los valores de  la marca y  así mismo transmitirlo a tu equipo.